1. Auswahl des am besten geeigneten Partners für ein bestimmtes Projekt
Viele Brand- oder Projektmanager auf Unternehmensseite managen zig Projekte mit unterschiedlichen Agenturen gleichzeitig – Hektik pur. Das nächste aufpoppende Projekt landet dann bei dem Agenturpartner, der sich in dem Moment anbietet. Aber ist das wirklich immer der am besten geeignete Partner innerhalb des Agentur Setups?
2. Flexible Budgetverwendung
Plötzliche Marktveränderungen erfordern flexibles Handeln: bereits budgetierte und angefangene Projekte müssen kurzfristig umgeplant werden. Um jetzt die richtigen Entscheidungen treffen zu können, braucht es einen klaren Blick auf die tatsächlich angefallenen Kosten.
3. Späte Rechnungsstellung und Budgetabweichungen
Rechnungen von Agenturen trudeln oft mit Verspätung ein. Gründe dafür gibt es viele: beispielsweise das Warten auf Fremdkosten-Rechnugen oder eine Abweichung zwischen angebotener und umgesetzter Leistung, die Nachverhandlungen mit sich ziehen. In Summe über mehrere Partner und zahlreiche Projekte können signifikante Soll-Ist-Abweichungen entstehen. Besonders für quartalsweise bilanzierende Unternehmen ist das eine echte Herausforderung.
4. Aufwändige manuelle Prozesse
Wie viel freies Budget ist auf welcher PO verfügbar? Welche Projekte warten auf Abrechnung? Wer ist für die finale Umsetzung eines Projektes verantwortlich? Alles Beispiele für einfach klingende Fragen, der Beantwortung alles andere als trivial ist – weil die Antworten unterhalb der SAP-Schwelle liegen. Im täglichen Arbeiten werden Excel-Listen hin und her geschickt, Telefonate geführt und viele Stunden Arbeit in den Abgleich von Informationen investiert.
5. Unterschiedliche Abteilungen
Agenturen und Kreativleistungen werden nicht nur von der Marketing-Abteilung gebucht, sondern auch von HR, dem Sustainability-Department, direkt von der Geschäftsleitung oder anderen Departments.
Aufgrund von Silodenken und Chinese Walls wissen die unterschiedlichen Abteilungen nichts von den jeweils anderen Kreativpartnern und deren Stärken oder einzelne Kreativpartner arbeiten für mehrere Abteilungen und qualifizieren sich über summierte Budgets für eine Nachverhandlung – ohne dass es sichtbar wird.
6. Mangelndes Projektgedächtnis
Eine häufige Konstellation: eine hohe Fluktuation in der Marketingabteilung trifft auf turnusmäßige Leit-Veranstaltungen – beispielsweise einen alle vier Jahre stattfindenden Messeauftritt. Mangelnde Erfahrungswerte sorgen im Endeffekt für immer wieder die gleichen Lernkosten.
